恒世通有限公司供應(yīng)商合規(guī)專題須知
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依據(jù)中華人民共和國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和恒世通有限公司的規(guī)章制度，出于保障恒世通有限公司以及和 恒世通有限公司已有或?qū)⒂谐掷m(xù)良好合作關(guān)系的供應(yīng)商合法權(quán)益的目的，現(xiàn)恒世通有限公司關(guān)于供應(yīng)商的規(guī)定如下:
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一、企業(yè)供應(yīng)商
- 1、持有中華人民共和國(guó)工商部門頒發(fā)的真實(shí)、合法、有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其相對(duì)應(yīng)的合法公章，且保證其在恒世通有限公司登記注冊(cè)信息與營(yíng)業(yè)執(zhí)照完全一致;
- 2、提交以下相關(guān)證明文件并獲得恒世通有限公司認(rèn)可:（1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；（2）加蓋企業(yè)公章的稅務(wù)登記證復(fù)印件；
- 3、企業(yè)供應(yīng)商合法公章的名稱須與其提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱完全一致
- 4、企業(yè)供應(yīng)商保證其后期在簽署合同或單據(jù)填寫時(shí)使用的是合法公章；
- 5、配合完成其它恒世通有限公司需要查驗(yàn)的信息。
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二、個(gè)人供應(yīng)商
- 1、持有中華人民共和國(guó)工商部門頒發(fā)的真實(shí)、合法、有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其相對(duì)應(yīng)的合法公章，且保證其在恒世通有限公司登記注冊(cè)信息與營(yíng)業(yè)執(zhí)照相一致;
- 2、提交以下相關(guān)證明文件并獲得恒世通有限公司認(rèn)可:（1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；（2）個(gè)人身份證復(fù)印件；
- 3、個(gè)人供應(yīng)商合法公章的名稱須與其提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱完全一致；
- 4、個(gè)人供應(yīng)商保證其后期在單據(jù)填寫時(shí)使用的是合法公章；
- 5、若個(gè)人供應(yīng)商可提供證明其合法經(jīng)營(yíng)，但無(wú)法提供公章的，需要提供一份證明并保證后期合作時(shí)在簽署合同或巨額較大的交易單據(jù)上加蓋自己本人指印；
- 6、配合完成其它恒世通有限公司需要查驗(yàn)的信息。
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三、供應(yīng)商應(yīng)提供服務(wù)與承諾
- 1、提供真實(shí)合法有效的資料信息和聯(lián)系信息；真實(shí)合法有效的消息是雙方合作的基礎(chǔ)
- 2、使用EWD系統(tǒng)，即我司專門為供應(yīng)商設(shè)計(jì)的集新品推薦、訂單管理、對(duì)賬管理等多功能一體的系統(tǒng)；
含義：供應(yīng)商使用我司發(fā)放的賬號(hào)，登錄使用系統(tǒng)，在系統(tǒng)上進(jìn)行訂單管理、產(chǎn)品信息管理、財(cái)務(wù)管理、退返修管理等。
- 3、賬期服務(wù)
含義：賬期是指從生產(chǎn)商、批發(fā)商向零售商供貨后，直至零售商付款的這段時(shí)間周期。賬期一般為7天、15天、20天、30天、45天、60天，賬期天數(shù)從我司倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收所有產(chǎn)品合格入庫(kù)之日起開始計(jì)算，到了賬期結(jié)算日，我司財(cái)務(wù)與供應(yīng)商核對(duì)賬單一致后付款。
- 4、分揀與條碼服務(wù)
分揀：即供應(yīng)商按照我司下單時(shí)單個(gè)PON的數(shù)量進(jìn)行區(qū)分，不混貨，并在EWD系統(tǒng)上打印PON流轉(zhuǎn)單，流轉(zhuǎn)單隨分揀好的產(chǎn)品發(fā)貨到倉(cāng)庫(kù)。
- 5、產(chǎn)品包郵服務(wù)（或使用指定合作物流）
含義：（1）包郵服務(wù)，即產(chǎn)品報(bào)價(jià)時(shí)，直接報(bào)包郵價(jià)，不再另外收取郵費(fèi)； （2）使用指定合作物流，是指供應(yīng)商在發(fā)貨時(shí)，使用我司指定物流公司，由我司直接與物流公司進(jìn)行運(yùn)費(fèi)結(jié)算。
- 6、退換貨服務(wù)
含義：供應(yīng)商承諾按照國(guó)家同類產(chǎn)品三包政策對(duì)產(chǎn)品實(shí)施12月免費(fèi)保修。若產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格、性能、數(shù)量等與我司要求不符，或發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品無(wú)論由于任何原因存在隱藏缺陷、工藝問題或使用不良的材料的，或產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題的，我司有權(quán)要求供應(yīng)商及時(shí)更換全新的產(chǎn)品或要求退貨，供應(yīng)商應(yīng)予以配合退換貨。
- 7、交期及產(chǎn)品質(zhì)量保證
含義：交期保證，即在我司訂貨員與貴司訂貨時(shí)，供應(yīng)商需明確告知產(chǎn)品真實(shí)交期，并在承諾的交期內(nèi)交貨，如未及時(shí)交貨，即我司保留追究違約金的權(quán)利。 產(chǎn)品質(zhì)量保證：供應(yīng)商承諾提供給我司的全部產(chǎn)品是全新的、技術(shù)是先進(jìn)的、質(zhì)量是良好的，應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能是穩(wěn)定可靠的、數(shù)量是完整無(wú)缺的。
- 8、誠(chéng)信、廉潔與自律
含義：本著公開公平、廉潔有序的與貴司開展合作，促進(jìn)良性的共同發(fā)展，供應(yīng)商應(yīng)遵循我司商業(yè)行為道德準(zhǔn)則，拒絕賄賂及索賄等行為。
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一、單據(jù)規(guī)范
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（一）A級(jí)供應(yīng)商:
- 1.單據(jù)抬頭需要寫明“恒世通有限公司”；
- 2.提供單據(jù)必須有供應(yīng)商名稱抬頭，單據(jù)必須要有內(nèi)容“品名、數(shù)量、單價(jià)、金額”，品名不能只寫款號(hào)，寫款號(hào)后需要備注產(chǎn)品類別并簽名和蓋章，簽名要簽全名且能識(shí)別，如發(fā)生運(yùn)費(fèi)的，運(yùn)費(fèi)內(nèi)容可體現(xiàn)在單據(jù)上，也可以單獨(dú)提供對(duì)應(yīng)的運(yùn)單。例如：供應(yīng)商姓名是張小小，在單據(jù)中只填寫“張”或只填寫“小小”，則不符合要求；
- 3.單據(jù)上供應(yīng)商名稱須跟所蓋章上供應(yīng)商名稱一致，不一致的需要供應(yīng)商提供證明并蓋章；
- 4.單據(jù)不得涂改、需要保持單據(jù)完整、整潔；
- 5.先上傳附件單據(jù)和后期提供的紙質(zhì)版單據(jù)內(nèi)容兩者要保持一致；
- 6.OA系統(tǒng)打印出來(lái)送貨單，需要有供應(yīng)商簽字加蓋章，個(gè)體戶可以是簽字加蓋指模；
- 7.相關(guān)單據(jù)可以粘貼、可用回形針、可用袋子裝好附在采購(gòu)報(bào)銷單后提供給財(cái)務(wù)，并且提交UPP所對(duì)應(yīng)的PON或PPL；PON或者PPL填寫在單據(jù)背面，如果單據(jù)為復(fù)寫紙，PON或者PPL另附在一張白紙上，單據(jù)在10張以下的需要粘貼好提交給財(cái)務(wù)；
- 8.合計(jì)數(shù)需要寫人民幣大寫金額，大寫金額需要能夠清晰的識(shí)別，如：合計(jì)金額為10009，則填寫壹萬(wàn)零仟零佰零拾玖元，不可以填寫壹萬(wàn)-仟-佰-拾-玖元；例如：大寫的“叁”寫的不規(guī)范，寫成了“參”，則不符合要求；再例如大寫的“貳”多寫了一“丿”，即為錯(cuò)別字，同樣不符合要求；
- 9.上面所述的蓋章可以是公章、財(cái)務(wù)章、業(yè)務(wù)章、合同專用章，蓋章名稱必須和供應(yīng)商抬頭一致；
- 10、付款金額需要和單據(jù)金額一致，金額差異必須控制在壹角以內(nèi)。
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（二）B級(jí)供應(yīng)商：
- 1、單據(jù)抬頭需要寫明“恒世通有限公司”；
- 2、提供單據(jù)必須有供應(yīng)商名稱抬頭，單據(jù)必須要有內(nèi)容“品名、數(shù)量、單價(jià)、金額”，品名不能只寫款號(hào)，寫款號(hào)后需要備注產(chǎn)品類別并簽名和蓋章，簽名要簽全名且能識(shí)別，如發(fā)生運(yùn)費(fèi)的，運(yùn)費(fèi)內(nèi)容可體現(xiàn)在單據(jù)上，也可以單獨(dú)提供對(duì)應(yīng)的運(yùn)單。例如：供應(yīng)商姓名是張小小，在單據(jù)中只填寫“張”或只填寫“小小”，則不符合要求；
- 3、單據(jù)上供應(yīng)商名稱須跟所蓋章上供應(yīng)商名稱一致，不一致的需要供應(yīng)商提供證明并蓋章；
- 4、單據(jù)不得涂改、需要保持單據(jù)完整、整潔；
- 5、先上傳附件單據(jù)和后期提供的紙質(zhì)版單據(jù)兩者內(nèi)容要保持一致；
- 6、OA系統(tǒng)打印出來(lái)送貨單，需要有供應(yīng)商簽字加蓋章，個(gè)體戶可以是簽字加蓋指模；
- 7、相關(guān)單據(jù)可以粘貼、可用回形針、可用袋子裝附在采購(gòu)報(bào)銷單后提供給財(cái)務(wù)，并且提交UPP所對(duì)應(yīng)的PON或PPL,PON或者PPL填寫在單據(jù)背面，單據(jù)在10張以下的需要粘貼好后提交給財(cái)務(wù)；
- 8、合計(jì)數(shù)需要寫人民幣大寫金額，大寫金額需要能夠清晰的識(shí)別，如：合計(jì)金額為10009，則需填寫壹萬(wàn)零仟零佰零拾玖元，不可以填寫壹萬(wàn)-仟-佰-拾-玖元，中間的零不可用橫線代替；例如：大寫的“叁”寫的不規(guī)范，寫成了“參”，則不符合要求；再例如大寫的“貳”多寫了一“丿”，即為錯(cuò)別字，同樣不符合要求；
- 9.付款金額需要和單據(jù)金額一致，金額差異必須控制在壹角以內(nèi)；
- 10.上面所述的蓋章可以是公章、財(cái)務(wù)章、業(yè)務(wù)章、合同專用章，蓋章名稱必須和供應(yīng)商抬頭一致。
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（三）C級(jí)供應(yīng)商：
- 1、單據(jù)抬頭需要寫明“恒世通有限公司”；
- 2、提供單據(jù)可以沒有供應(yīng)商抬頭，單據(jù)必須要有內(nèi)容“品名、數(shù)量、單價(jià)、金額”，品名不能只寫款號(hào)，寫款號(hào)后需要備注一下產(chǎn)品類別并簽名和蓋章，簽名要簽全名且能識(shí)別，如發(fā)生運(yùn)費(fèi)的，運(yùn)費(fèi)內(nèi)容可體現(xiàn)在單據(jù)上，也可以單獨(dú)提供對(duì)應(yīng)的運(yùn)單；
- 3、如供應(yīng)商沒法提供蓋章，可以僅簽字確認(rèn)；
- 4、單據(jù)上供應(yīng)商名稱須跟所蓋章上供應(yīng)商名稱一致，如果不一致可以有差異但不能有沖突，例如：?jiǎn)螕?jù)上名稱為廣州A公司，而單據(jù)上所蓋章名稱為深圳A公司，那么這樣就不符合要求；若是單據(jù)上供應(yīng)商名稱為廣州A公司，所蓋章上供應(yīng)商名稱為A公司，那么這樣是符合要求的；
- 5、單據(jù)不得涂改、需要保持單據(jù)完整、整潔；
- 6、先上傳附件單據(jù)和后期提供的紙質(zhì)版單據(jù)兩者要保持一致；
- 7、OA系統(tǒng)打印出來(lái)送貨單，需要有供應(yīng)商簽字加蓋章確認(rèn)，沒有公章的，可以僅簽字確認(rèn)；
- 8、相關(guān)單據(jù)可以粘貼、可用回形針、可用袋子裝好附在采購(gòu)報(bào)銷單后提供給財(cái)務(wù)，并且提交UPP所對(duì)應(yīng)的PON或PPL，PON或者PPL填寫在單據(jù)背面，單據(jù)在10張以下的需要粘貼好提交給財(cái)務(wù)；
- 9、付款金額必須和單據(jù)金額一致，或者單據(jù)金額高于付款金額。
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（四）特別事項(xiàng)
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四、單據(jù)不規(guī)范填寫常見實(shí)例:
- 1、1、公司抬頭問題
(圖1)
如圖1所示，恒世通有限公司抬頭因少寫有限公司而不合格。
(圖2)
圖2所示，“供應(yīng)商全稱”要供應(yīng)商的公司名稱全稱，按照A、B級(jí)供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，此單據(jù)不合格，但按照C級(jí)供應(yīng)商來(lái)看，此單據(jù)合格，因?yàn)镃級(jí)供應(yīng)商的單據(jù)可以沒有供應(yīng)商抬頭。
- 2、蓋章問題
(圖3)
(圖4)
如圖3、圖4所示，供應(yīng)商蓋章的問題有：1.章沒蓋全；2.章蓋全，但是模糊不清；3章蓋在收據(jù)字上面，導(dǎo)致字看不清楚。
- 3、簽字問題
(圖5)
(圖6)
如圖5、圖6所示，供應(yīng)商蓋章后不簽名或者僅簽一個(gè)姓，不寫全名或簽藝術(shù)簽名等都是不合格的，供應(yīng)商姓名信息必須要準(zhǔn)確清晰的顯示。
- 4、金額問題
(圖7)
如圖7所示，金額大寫的貳字寫錯(cuò)了。
(圖8)
如圖8所示，打印的單據(jù)，合計(jì)金額640元表示不完整，必須完整表示為陸佰肆拾零元整。
- 5、信息表示不清晰問題
(圖9)
如圖9所示，名稱及規(guī)格一欄，填寫信息不清晰，且合計(jì)金額時(shí)，為方便一筆帶過(guò)，不按照對(duì)應(yīng)金額項(xiàng)填寫。
(圖10)
如圖10所示，填寫單價(jià)時(shí)，數(shù)字表示不清晰。
(圖11)
如圖11所示，填寫貨名及名稱一欄時(shí)，信息表示不清晰。
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五、標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)示范圖：
- B級(jí)標(biāo)準(zhǔn):
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C級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：
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六、其他須知
